仕事をスピードアップするための3つのポイント

仕事に追われて時間が無い・・・

そんな人へ向けて自分の経験から「仕事をスピードアップするための３つのポイント」を紹介していこうと思います。

現在の私も転職したばかりで、めちゃくちゃ仕事を渡されてなんとかこなしていっています。

他の誰よりも仕事量をこなしているんじゃないかと思います(笑)

そんな状況で改めて大事だと思ったポイントの３つを紹介していきます。

参考になれば幸いです。

判断のスピードを上げる

仕事のスピードを上げるうえで1番重要なのが判断のスピードを上げるです。

タイピングのスピードを上げたり、電卓を叩くスピードを上げる事よりもこっち上げる方が断然効果があります。

いわゆる「単純作業」のスピードを上げることに一生懸命になってもさほど効果は上がりません。

それはなぜか。

皆さんも1日の仕事を振り返ってみてください。単純作業をやっている時間がどれほどありますか？

工場勤務の人であれば作業のスピードを上げることが仕事のスピードと直結しますが、それ以外の人であれば「単純作業」をやっている時間って全体の1〜2割程度じゃないでしょうか？

その程度であれば、スピードを上げたところで大きく影響はしないでしょう。

それよりも「この書類は〇〇さんに許可もらわないと…」、「この資料作るには〇〇さんと△△さんにデータをもらわないと…」という仕事の方が圧倒的に多いはずです。

ちゃんと1日を振り返ってみると、仕事を完結させる為に、誰に聞くか、誰から許可をもらうか、に時間と労力を使っている場面が多いですよね。

新人の頃仕事が出来なかったのはこれが原因という事が多いと思います。

全体が分からないから関係者への根回しや準備が十分に出来ないのです。

逆に言えば、誰に聞くか、何を用意するか、どんな事を聞いておくか、ここが明確になっていれば新人であろうと仕事はすぐに終わる事が出来ます。

こういった理由から、判断のスピードを上げる事が結果として仕事をスピードアップさせる事に繋がります。

回数をこなす

しかし、最初から判断のスピードを上げることは難しいです。

それが出来れば誰も苦労はしませんよね笑

だからこそ「回数をこなす」事が大事になってきます。

なぜ回数をこなす事が必要なのか。それは質を上げる為です。

仕事の質は「スピード×正確さ」で表せます。

この式が最大化出来ればそれは仕事の質が上がったという事です。

スピードは、1回しかやったことない人よりも100回やった事がある人の方が早いでしょう。

正確さも同じ事が言えます。臨機応変に色んな経験があるからこそ正確さが上がっていきます。

このパターンはこう。このパターンはこう…のように状況毎にパターンが出来ている方がより正確で早い仕事が出来るでしょう。

仕事のスピードを上げようと思うなら「回数をこなす」事は避けては通れないと思っています。

もし避ける事が出来たなら、その人は優秀な人です。

多くの人は、回数をこなして体に覚えさせる事が結局近道になります。

そういう状態を作れれば確実に仕事のスピードが上がっていくでしょう！

ミスや二度手間を減らす

仕事をスピードアップするためのポイントの最後が「ミスや二度手間を減らす」です。

仕事が遅い人はミスや二度手間が多いです。

仕事をし始めて間もないのであれば仕方がないです。

しかし、2〜3年も同じ仕事をやっててミスや二度手間が多いのは問題です。

ここにメスを入れていかないと仕事のスピードは上がっていきません。

残業が増える一方です。

ミスも二度手間もマニュアルやチェックリストを作る事で減らしていく事が出来ます。

マニュアル作りやチェックリストづくりは時間を使いますが、長い目でみるとミスや二度手間が無くなっていくので作っておくべきだと思います。

本来やるべきことに時間を使うためには、しなくていい事、無駄な事を減らしていかないといつまでも時間が足りないなんて状況が続きます。

なるべく早い段階でマニュアルやチェックリストを作っておくことをおすすめします。

理想は自己責任で出来る範囲を増やす

これまで仕事をスピードアップするための3つのポイントを紹介してきました。

 この3つのポイントを意識して行えると確実にスピードが上がっていくと思います。

しかし、理想は「自己責任で出来る仕事の範囲を増やしていく」事です。

報連相を細かくやったり、いろんな人に確認したりしないと進まない仕事ばかりだと絶対的に時間が足りません。

他人に合わせないと進まない仕事ははっきり言って時間を食います。

自分の思い通りに進まないですからね。

完全にゼロにすることは出来ませんが、割合を減らしていく事は出来ます。

それが、「自己責任で出来る範囲を増やす」ことで解決できます。

知識や経験、必要な情報を一回で聞いておく等をやる事で自分のペースで仕事を進めていけるようになります。

そういう仕事の仕方にしていく事で時間を作る事は出来るし、社内での信用も高めていけます。

この理想の形にしていく為に紹介した3つのポイントを行っていく。という事に繋がるんです。

いかに自分のペースに持っていけるかがカギですね。

最初から完璧には出来ません。一個ずつでも良いので身につけていって仕事に追われるという状態から仕事を追う状態を作っていきましょう！

ぜひ参考にしてみて下さい。