仕事が出来る人になるコツは仕組み化

仕事が減らない、残業が多いとお悩みの方は ぜひこのまま読み進めて下さい！

これが出来れば確実に仕事が減って時間を作ることが出来ます！！

コツは仕組化する事

仕事を減らし、時間を作るためには「仕組化」がカギになってきます。

仕組化っていっても難しいことではありません。

皆さんが頭の中でやっていることを”見える化”すればいいんです。

普段やっている業務を見える化して、仕組化しておくことで次のような効果があります。

仕組化するメリットとは・・・

・効率が上がる

・ミスが無くなる

・他の人でも出来るようになる。

・やるべき仕事に時間を使える

パッと思いつくだけでも4つのメリットがあります。

では、それぞれを具体的に説明していきます。

効率が上がる

意外かもしれませんが仕組化すると効率が上がるんです。

それはなぜか。理由は二つ。

☆無駄に考える時間が減る

☆仕事の無駄が見つかる

だから効率が良くなるんです。

仕事に取り掛かるときって結構頭を使ってるんです。

（まずはエクセルを開いたら、Aのショートカットに入ってる資料を参考にしながらデータを拾って、拾い終わったら計算式を入れて、所定の位置にコピーとデータを反映させたら、文字のサイズを小さくして・・・・・）

こんな感じの経験ってないですか？？？

これってすごく無駄に頭を使っているなと思いませんか？

本来ならもっとほかの所に使うべきエネルギーを使ってしまっているのは勿体ないです。

仕組化するとこの無駄なエネルギーを使う事はありません。

仕事をやりながらあれこれ考えなくていいんです。

そしてさらに仕組化して仕事を効率良くしていくと今まで見えてこなかった無駄が見えてきます。

仕組化に従って淡々とやっているので頭のエネルギーをより良くする方に使えます。

ましてや何回もやれば体で覚えてくるので仕事やりながらでも頭の中で改善点を考えることも出来ます。

そうすることで無駄やムラが見えてきます。

そうしてより仕事の効率が上がりますます余裕を持って仕事に取り組めるようになって仕事が出来る人へと近づいていけます！！

ミスが無くなる

先ほども書きましたが仕組化とは見える化する事でもあります。

やることや手順が見えてれば必然とミスは無くなります。

頭の中で毎回思い出して考えているからミスが出るんです。

最初からやることや手順が明確になっていればミスする事はありません。ミスが無くなるというだけでもやってみる価値はあります。

他の人でも出来るようになる

長い目で見ると、このメリットは大きいと思います。

長く仕事をしていれば後輩や部下が出来てきます。その時に仕組化していなければ仕事を任せるのも一苦労です。

しかし事前に仕組化出来ていればそれをそのまま任せれば終わりです。

何度も教えたりしなくても良くなります。

ちゃんと仕組化出来ていれば誰かに任せる場合でもすぐに行動に移すことが出来ます。

やるべき仕事に時間を使える

これまで説明してきた通り、仕組化する事で仕事の効率も上がり、人に任せる事も簡単になりました。

もうこうなればあとは自分がやるべき仕事、やっていきたい仕事に時間を使えます。

本来のあるべき姿っていうのは、誰でも出来る仕事はやらず、頭を使う仕事・自分にしかできない仕事に時間を使うことが正しい姿です。

仕組化さえすれば正しい姿に近づいていけます。

では、具体的にどう仕組み化していくか

ここまで仕組化する事のメリットを説明してきました。

パッと思いつく限りでもメリットだらけでしたね。

ではここからは具体的に仕組化していく手順とその解説をやっていきます。

１．頭を使う仕事か定型で出来る仕事か。を仕分けする

まずは、仕事を大きく二つに分ける必要があります。

頭を使う仕事と定型で出来る仕事。この二つに分けます。

分け方の基準は、

A．毎回、違う対応・違う物を作らないといけない

B．アウトプットしたものが人の価値観に左右されるかどうか

この二つのポイントで分けることが出来ます。

A. 毎回、違う対応・違う物を作らないといけない

毎回毎回違う対応・違う物を要求されるような仕事は仕組化には向きません。

逆言えば、決まった対応・決まった物であれば仕組化は簡単です。

決まった対応や決まった物とはどういうものを言うのか。

例えば、会議に使う資料・領収書は経理に渡す・申込書は指定の棚に入れる等です。

これらの仕事は仕組化することが出来ます。

これらの仕事に求められているのは、決まった物を決まったクオリティで提出することです。

こういう仕事は早いとこ仕組化してマニュアルを作ったり自動化するなりしてなるべく時間を割かないようにしていくと良いです。

B．アウトプットしたものが人の価値観に左右されるかどうか

提供するものやサービスが相手の価値観によって左右される仕事は仕組化に向きません。

仕組化とは、マニュアル化・ルール化という事でもあります。マニュアル化・ルール化が難しいということは仕組化にも向かないという事になります。

反対に、マニュアルやルールとして落とし込めるものならば仕組化出来ます。

例えば、請求書の作成や商品の受付の対応等は仕組化出来る仕事です。

どちらの仕事も、アウトプットの価値が変わりにくい仕事です。

請求書の作成は、決まった場所に正しい金額と明細があればいいですし、商品の受付の対応も決まったセリフとシステムへの入力をすれば良いという仕事です。

商品の受付の場合は他のことを聞かれるかもしれないので完全な仕組化は出来ませんが、それでも、大枠では決まったセリフを言っていればスムーズに仕事は進むはずです。

仕組化は仕事全体を仕組化しなくても一部分を仕組化する事でも大きな力を発揮します。

接客等は完全な仕組化は難しいですが一部分を仕組化する事は可能なので試してみる価値はあると思います。

２．定型で出来る仕事はチェックリストを作る

「１」で頭を使う仕事か定型で出来る仕事に分ける事が出来たら次は「定型で出来る仕事」に仕分けた仕事をチェックリストにしていきます。

チェックリストにするコツは「あいまいな表現をしない事」と「作業に細かく分ける事」の二つです。

誰でも出来るようにするためには「あいまいな表現」は避けるべきです。

時間やボタンや資料名などなるべく明確にしてチェックリストを作っていきます。

面倒ですがここはしっかりやりましょう！！

そして、仕事を「作業に細かく分ける」とより分かりやすさが増します。

電話をかけるという仕事一つでも、「連絡先はどこで調べるか」・「話すべき内容は何なのか」・「想定される、質問に対する答え」の3つの作業に分けられます。

これだけ細かく分けると、初めてやる人でも、行動や準備が明確なので伝わりやすさが全然違うと思います。

 仕組化とは、「自分がいなくても仕事が回るようにする事」です。

自分ではない誰かが見てもすぐに分かる・行動できる状態にして初めて仕組化が成功したと言えます。

仕事が出来る人になるにはここまでのレベルに持ってこないといけないです。

なかなか一発で上手くいく事は無いので気づいた点をちょっとずつ修正していって完成度を高めていけば大丈夫です。

仕組化を成功させて仕事ができる人材へ成長しましょう！！